HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ

CV chỉ phục vụ tuyển dụng và thường do ứng viên tự khai. Hồ sơ nhân sự được dùng để xác minh thông tin, ký hợp đồng, đăng ký thuế, BHXH và quản lý trong quá trình làm việc.

Vì vậy, CV không thay thế hồ sơ nhân sự chính thức

NLĐ cần hoàn thành hồ sơ trong ngày đầu nhận việc. Trường hợp chưa đủ phải báo trước cho HR để được kiểm tra và xác nhận thời hạn bổ sung.

Không nên tự đi làm rồi mới thông báo thiếu hồ sơ, vì có thể ảnh hưởng ngày onboard, việc ký hợp đồng, tính lương, thuế và BHXH.

Có thể. Mức độ ảnh hưởng phụ thuộc vào loại giấy tờ bị thiếu. Cần thống nhất với HR và xác nhận cụ thể thời hạn hoàn thiện; NLĐ không nên tự mặc định rằng hồ sơ nào cũng được nộp muộn.

Công ty có thể thống nhất lùi ngày nhận việc trước khi NLĐ thực tế bắt đầu làm để NLĐ hoàn thiện hồ sơ. 

Theo yêu cầu hồ sơ của Công ty, CCCD nên còn hiệu lực ít nhất 06 tháng tại thời điểm nộp.

Nếu sắp hết hạn, NLĐ cần thông báo cho HR và chủ động làm thủ tục cấp đổi để tránh ảnh hưởng việc ký hồ sơ, đăng ký thuế, BHXH hoặc xác minh thông tin sau này.

NLĐ có thể gửi VNeID mức độ 2, giấy hẹn trả kết quả hoặc giấy tờ định danh hiện có để HR kiểm tra tạm thời.

Việc chấp nhận thay thế cần được HR xác nhận theo từng trường hợp. Sau khi nhận CCCD mới, NLĐ phải bổ sung bản sao đầy đủ.

Không. Công ty có thể yêu cầu xuất trình bản gốc để đối chiếu nhưng không được giữ bản chính CCCD của NLĐ trái quy định.

NLĐ chỉ cần nộp bản sao hoặc bản điện tử rõ nét theo hướng dẫn.

Không. Ảnh chụp chỉ giúp lấy thông tin và xác minh nhân sự. Không có tính pháp lý trong hồ sơ nhân sự

NLĐ cần thông báo ngay cho HR và cung cấp giấy tờ chứng minh thông tin đúng.

Sai lệch có thể làm lỗi hợp đồng, thanh toán lương, đăng ký mã số thuế hoặc tham gia BHXH. HR cần xác định thông tin chuẩn trước khi nhập lên hệ thống, không nên tự sửa theo suy đoán.

NLĐ cần cung cấp cả thông tin cũ và CCCD mới để HR kiểm tra.

Không tự đăng ký thêm mã số thuế hoặc mã số BHXH mới. HR sẽ hướng dẫn thủ tục điều chỉnh để tránh phát sinh nhiều mã trên cùng một người.

Không nên. Theo yêu cầu hồ sơ của Công ty, sơ yếu lý lịch cần được lập hoặc xác nhận trong thời hạn 06 tháng.

Thông tin không thay đổi không đồng nghĩa giấy tờ cũ vẫn đáp ứng yêu cầu về thời hạn hồ sơ.

NLĐ cần khai tách biệt:

• Địa chỉ thường trú.

• Nơi ở hiện tại.

• Địa chỉ liên hệ nếu khác nơi ở hiện tại.

Không tự sửa địa chỉ thường trú theo nơi đang thuê trọ. Thông tin phải thống nhất với CCCD, VNeID hoặc giấy xác nhận cư trú.

NLĐ có thể cung cấp thông tin cư trú trên VNeID hoặc giấy tờ cư trú khác để HR kiểm tra trước.

Việc chấp nhận thay thế phụ thuộc vào thông tin hiển thị có đầy đủ, rõ ràng và đáp ứng mục đích lưu hồ sơ hay không. Nếu chưa đủ, HR sẽ hướng dẫn bổ sung giấy xác nhận cư trú.

Nếu tại ngày nộp giấy vẫn còn trong thời hạn theo yêu cầu của Công ty, HR có thể tiếp nhận.

Tuy nhiên, nếu thông tin cư trú đã thay đổi hoặc giấy sắp hết hạn và không còn phù hợp, NLĐ nên cập nhật lại để tránh phải bổ sung ngay sau khi onboard.

Chỉ nên sử dụng giấy khám sức khỏe do cơ sở khám, chữa bệnh có thẩm quyền cấp, có đầy đủ kết luận, chữ ký và xác nhận theo quy định.

Phiếu khám thiếu kết luận sức khỏe hoặc chỉ là hóa đơn, kết quả xét nghiệm riêng lẻ có thể không được xem là giấy khám sức khỏe hợp lệ.

Có thể, nếu giấy:

• Được cấp đúng thẩm quyền.

• Còn thời hạn 06 tháng.

• Có đầy đủ thông tin và kết luận sức khỏe.

• Phù hợp với yêu cầu của vị trí công việc.

HR có quyền yêu cầu bổ sung nếu giấy không rõ thông tin hoặc không đáp ứng yêu cầu công việc.

Không nên mặc định được linh động. Hồ sơ hết thời hạn có thể bị yêu cầu làm lại.

Nếu ngày nhận việc quá gấp, NLĐ cần báo HR trước để thống nhất phương án, không tự nộp giấy hết hạn và coi như đã hoàn thành hồ sơ.

Không phải cứ có vấn đề sức khỏe là bị từ chối nhận việc.

Công ty cần xem xét mức độ phù hợp với yêu cầu thực tế của vị trí. Thông tin sức khỏe phải được bảo mật và không nên được sử dụng để phân biệt đối xử trái quy định.

NLĐ có thể ký theo quy trình nhưng cần kiểm tra đầy đủ:

• Công việc và địa điểm làm việc.

• Thời gian thử việc.

• Tiền lương và kỳ hạn trả lương.

• Thời giờ làm việc.

• Ngày bắt đầu và thời hạn hợp đồng.

Sau khi các bên hoàn tất ký, NLĐ phải được cung cấp một bản hợp đồng theo quy định.

Không. NLĐ cần đề nghị HR làm rõ trước khi ký, đặc biệt với chức danh, mức lương, địa điểm, loại hợp đồng và thời gian thử việc.

Offer không tự động thay thế HĐLĐ. Khi có khác biệt, nội dung cần được thống nhất và chỉnh sửa trước khi hai bên ký.

Không. Việc gia nhập Công đoàn dựa trên sự tự nguyện của NLĐ.

NLĐ cần được giải thích rõ quyền, nghĩa vụ và mức đoàn phí trước khi quyết định. Không nên coi đơn gia nhập Công đoàn là điều kiện bắt buộc để được nhận việc.

Có thể vẫn cần nếu thông tin BHXH đang thiếu, sai hoặc cần điều chỉnh.

NLĐ phải cung cấp đúng mã số BHXH đã có, không đăng ký mã mới. Nếu thông tin đã đầy đủ và chính xác, HR sẽ xác nhận có cần lập TK1-TS hay không.

NLĐ cần cung cấp đầy đủ họ tên, ngày sinh, CCCD và thông tin cá nhân để HR tra cứu.

Không nên tự khai là “chưa có mã số” khi chưa kiểm tra, vì một người có nhiều mã số BHXH sẽ gây khó khăn khi gộp quá trình tham gia và giải quyết chế độ.

Hồ sơ chỉ nên được sử dụng cho các mục đích liên quan đến tuyển dụng, quản lý lao động, tiền lương, thuế, BHXH, phúc lợi và thực hiện nghĩa vụ pháp lý.

Công ty cần bảo mật, giới hạn người được truy cập và không sử dụng thông tin ngoài mục đích đã thông báo hoặc được NLĐ chấp thuận.

NLĐ cần lưu bằng chứng đã nộp: ảnh hồ sơ, mã vận đơn, biên bản giao nhận hoặc xác nhận trên Lark.

HR và QLCH cần có checklist bàn giao, ghi rõ hồ sơ đã nhận, ngày nhận và người tiếp nhận. Nếu hồ sơ bản cứng thất lạc sau khi đã được tiếp nhận, Công ty phải phối hợp xử lý, không nên mặc định toàn bộ trách nhiệm thuộc về NLĐ.